แม้ว่าเดือนกุมภาพันธ์อาจเป็นเดือนแห่งความโรแมนติก แต่ก็เป็นเดือนที่คึกคักที่สุดสำหรับการประชุม ต่อไปนี้เป็นสองสามวิธีในการอยู่เหนือเกมของคุณเดือนกุมภาพันธ์เป็นที่รู้จักกันว่าเป็นเดือนแห่งความโรแมนติก แต่คุณรู้หรือไม่ว่าเป็นเดือนที่มีการประชุมที่คึกคักที่สุดของปีด้วย?หากคุณพบว่าตัวเองต้องวิ่งไปมาในสำนักงาน กระโดดจากห้องประชุมหนึ่งไปยังอีกห้องหนึ่ง หรือโทรเข้าสายครั้งแล้วครั้งเล่า แสดงว่า
คุณไม่ได้อยู่คนเดียว ในความเป็นจริง ไตรมาสแรกของปี 2014
มีแนวโน้มว่าจะเป็นฤดูการประชุมที่คึกคักที่สุดของปีเนื่องจากเป็นช่วงวันหยุด และมีการประชุมเพิ่มขึ้น 25 เปอร์เซ็นต์ในเดือนกุมภาพันธ์มากกว่าเดือนอื่นๆ ของปี ตามรายงานจาก State of Modern ของ Blue Jeans Network รายงานการประชุม
ในขณะเดียวกัน เนื่องจากสหรัฐอเมริกากำลังประสบกับฤดูกาลที่หนาวเย็นที่สุดฤดูหนึ่งในรอบหลายทศวรรษ ด้วยปรากฏการณ์โพลาร์ วอร์เท็กซ์ พายุหิมะขนาดใหญ่ และอุณหภูมิที่ลดลง ผู้เชี่ยวชาญบางคนไม่สามารถทำงานเป็นเวลาหลายวันได้ แต่นั่นไม่ได้ทำให้การประชุมหยุดลง ในความเป็นจริง พายุฤดูหนาวส่งผลให้มีการประชุมออนไลน์มากกว่าวันปกติถึง 20 เปอร์เซ็นต์ในปี 2013 ตามรายงานเดียวกันโดย Blue Jeans Network สาเหตุหลักที่พุ่งสูงขึ้นนี้เป็นเพราะเทคโนโลยีมือถือและคลาวด์ช่วยให้ผู้คนจำนวนมากสามารถทำงานและจัดการประชุมได้จากที่บ้านและสถานที่ห่างไกลอื่นๆ
เมื่อการประชุมทางไกลเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับพนักงาน คำถามคือทำอย่างไรให้พนักงานเหล่านั้นมีประสิทธิผลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อทำงานจากที่บ้าน ต่อไปนี้คือชุดเคล็ดลับที่จะช่วยให้ผู้ประกอบการเตรียมตัวสำหรับเดือนกุมภาพันธ์ และจัดการการประชุมและทีมของพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อทำงานจากที่บ้าน เนื่องจากสภาพอากาศแบบอาร์กติกที่ผิดปกตินี้ดำเนินต่อไป
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการประชุมทางธุรกิจ
บอกลาการประชุมที่ยาวนาน เนื่องจากเดือนกุมภาพันธ์เป็นช่วงเวลาที่สำคัญมากสำหรับทุกคน คุณจึงต้องคิดอย่างรอบคอบว่าการประชุมควรใช้เวลานานเท่าใดก่อนที่จะจัดกำหนดการ ระยะเวลาเฉลี่ยของการประชุมคือ 45 นาทีตามรายงานฉบับเดียวกันโดย Blue Jeans ดังนั้นพยายามทำให้การประชุมส่วนใหญ่เสร็จสิ้นภายใน 30 นาทีโดยให้ทุกคนมีสมาธิและหลีกเลี่ยงการพูดคุยเล็กน้อย
ป้องกันอาการอืดเรื้อรัง ดังสุภาษิตโบราณที่ว่า “เวลาเป็นเงินเป็นทอง” ดังนั้น หากคุณสังเกตเห็นว่าเพื่อนร่วมงานหรือพนักงานคนใดคนหนึ่งของคุณมักจะไปประชุมสาย คุณต้องจัดการเรื่องนี้แต่เนิ่นๆ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แก้ไขแล้ว เนื่องจากเมื่อการประชุมสายหนึ่งดำเนินไปช้า
การประชุมครั้งต่อไปของผู้เข้าร่วมการประชุมรายอื่นทุกคนอาจล่าช้าได้
การเห็นคือการเชื่อ เมื่อคุณจัดการประชุมทางโทรศัพท์ เป็นการยากที่จะทราบว่าพนักงานหรือลูกค้าให้ความสนใจกับคุณอย่างเต็มที่หรือไม่ อันที่จริง บริษัทของเราพบว่ามีคนถึง 6 เปอร์เซ็นต์ที่ยอมรับว่าพวกเขาเผลอหลับในระหว่างการประชุมแบบใช้เสียงเท่านั้น หากคุณยังไม่ได้เริ่มใช้การประชุมทางวิดีโอ ก็ถึงเวลาเปลี่ยนและดำเนินการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิผลและเกิดผลมากขึ้น
ที่เกี่ยวข้อง: มีมารยาทที่เหมาะสมสำหรับการประชุมทางวิดีโอหรือไม่
ส่งเสริมการมีส่วนร่วมด้วยการถามคำถาม เราทุกคนเคยอยู่ในการประชุมที่มีคนเพียงหนึ่งหรือสองคน (เรียกว่า “นักพูด”) เสมอที่จะพูด ปล่อยให้คนอื่นนั่งเบาะหลัง สิ่งนี้โดดเด่นเป็นพิเศษในการประชุมเสมือนจริงซึ่งง่ายกว่าสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่จะไม่เข้าร่วมบ่อยนัก เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมและการมีส่วนร่วม ให้โทรหาพนักงานที่สบายๆ เพื่อดูว่าพวกเขามีคำถามหรือมุมมองเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณกำลังสนทนาอยู่หรือไม่
คุณลืมอะไรไปหรือเปล่า? ยากที่จะติดตามและจดจำขั้นตอนต่อไปเมื่อมีการประชุมติดต่อกันหลายครั้ง นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่กำหนดให้บุคคลหนึ่งคนเขียนรายการการดำเนินการทั้งหมด และก่อนที่การประชุมจะสิ้นสุดลง และให้พวกเขาอ่านรายการดังกล่าวดังๆ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเห็นตรงกัน ตอนนี้ คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าพนักงานของคุณจะอ่านรายการการดำเนินการ ลองใส่เรื่องตลกที่เหมาะกับสำนักงานในอีเมลเพื่อจูงใจให้พวกเขาอ่านรายการการกระทำ
